Webes projektmenedzsment 5 egyszerű lépésben

Webes projektmenedzsment 5 egyszerű lépésbenEgy projekt számos úton vihető sikerre. Most egy olyan módszert írok le, ami már többször bizonyított és csak 5 egyszerű lépésből áll. Ha már a projekt definiálásakor alkalmazol egy-két apró technikát, számtalan lehetőség nyílik meg előtted, arról nem is beszélve, hogy ezzel együtt hány előre nem látható kellemetlenséget is kiküszöbölhetsz. Vágjunk bele! Megvan az ötleted, de hogyan indulj el?

 
 

1. Igénylista ? Gondold át a folyamatokat!
Azzal kezdd, hogy írd le egy listába, hogy miket kell a rendszerednek tudnia. Használj táblázatkezelőt, mert a listát lehet, hogy többször is át kell sorrendezned.
Gondold át, hogy milyen típusú szereplők használják majd a projektedet (pl.: látogató, regisztrált felhasználó, adminisztrátor stb.).
Tedd fel magadnak a kérdést, ők mit tudnak csinálni? (Pl.: a látgató regisztrálhat a rendszerbe)
Próbáld meg az összes olyan igényt leírni, ami a rendszer teljes működéséhez kell. Gondolt át az egyes folyamatokat. Ez abban is segít, hogy valóban muszáj teljesen átrágnod magad a projekted működésén és rengeteg lyukat tudsz így betömni és ugyanennyi felesleges dolgot tudsz elhagyni.

 

Igénylista

Igénylista

 

2. Üzleti priorizálás ? Mi az, ami tényleg fontos?
Ha megvagy a listával, akkor priorizálnod kell, de nem úgy, hogy elkezded írni a számokat 1-től 1000-ig, hanem a következők szerint.
Határozz meg 3-5 prioritási szintet, annak megfelelően, hogy a projekted céljait milyen mértékben szolgálja.
Minden igényed mellé írd be a prioritás értékét. Amihez nem tudsz prioritást rendelni, ahhoz írjál nullát. Sorrendezd be a listádat nagyság szerint növekvő sorrendbe. A listád elején lesznek azok a funkciók, amelyek a legfontosabbak, és a legvégén a legkevésbé érdekesek.
Ekkor ismét átgondolhatod, hogy mi az, amit esetleg még el lehet hagyni.

 

Igénylista prioritásokkal

Igénylista prioritásokkal

 

3. Erőforrás igény és újra sorrendezés ? Csökkentsd a kockázatod és takaríts meg költségeket
Az eddig két oszlopot tartalmazó táblázatban most a harmadik oszlopot kell kitöltened. Ehhez már szükséged lesz olyan segítségre, aki ért a fejlesztéshez olyan mértékben, hogy az egyes igényekhez hozzávetőleg meg tudja becsülni az erőforrás szükségletet, vagyis hogy mennyi idő/pénz annak a megvalósítása.
Ez a következőképpen történhet. Szervezz egy megbeszélést a fejlesztőddel (ha 2-3-an jönnek az a legjobb). Vedd az első igényedet, becsüld meg, hogy mennyi munkaóra azt elkészíteni és ezt írd le egy papírra. Kérd meg a szakembereket is, hogy tegyenek ugyan így, de csak akkor mutassátok meg egymásnak, amikor már mindenki leírja a saját számát.
A papírra azért van szükség, mert különben befolyásoljátok egymás gondolatait, ami jelen esetben nem kívánatos.
Lássuk a számokat! Én azt írtam, hogy 2, a két szakemberből az egyik azt írta, hogy 8, a másik pedig azt, hogy 20. Ez furcsa. Ezek szerint nem ugyan arra gondoltunk? és valóban. Ez a játék arra mutat rá, hogy különböző embereknek különböző gondolataik vannak az egyes feladatok megvalósítási mélységeiről és arról, hogy azok mekkora kihívást jelentenek.
De mi a megoldás? Természetesen részletesen átbeszélik, hogy itt ki mire gondolt. Előfordulhat az, hogy a fejlesztő túlgondolja a dolgot, pedig egyszerű megoldásra van szükséged, de előfordulhat az is, hogy Te nem gondoltál olyan dolgokra, amelyek fontosak lennének, ő viszont igen.
A megbeszélést követően újra játsszák ezt a kört, és a leírt számok átlaga kerül az adott üzleti igény harmadik oszlopába.
Amikor végeztetek a teljes harmadik oszloppal, újra kell sorrendezned a listádat. Legyenek elől a legmagasabb prioritású (üzleti értékű) igények közül azok, amelyek erőforrás igénye a legkisebb.
Így a következő eredményt kapod. Megvannak azok az igények, amelyeknek a legnagyobb az üzleti értéke és olcsó őket megcsinálni. Ezeket az igényeket kell először kifejlesztetned!
Illetve megkapod azokat az igényeket, amelyek üzleti értéke csekély, és a költségük magas. Fontold meg, hogy ezek közül melyeket lehet elhagyni!
Ha idáig eljutsz, rengeteg költséget spórolhatsz és nagymértékben csökkentheted a kockázatodat, ha a magas üzleti értékű, olcsó igényeket csináltatod meg először!

 

Igénylista prioritásokkal és erőforrásokkal

Igénylista prioritásokkal és erőforrásokkal

 

4. Mérföldkövek ? Indulj el, amint lehet!
A mérföldkövek kialakítására akkor lehet szükség, ha a projekted fejlesztése 3-6 hónapnál hosszabb. Ilyen esetben mindig lehet olyan szűkebb halmazt találni az igénylistádban, amellyel a projekt már élesben elindítható és elkezdheti megvalósítani üzleti céljaidat.
Ennek megfelelően meg kell határoznod azt a minimális csomagot, az igényeidnek azt a legrövidebb listáját, amivel a projekted alapvető üzleti céljai már megvalósíthatók.
Ez már kevésbé olyan egzakt, mint az igénylista kezelése, itt a felhasználói motivációt kell vizsgálnod. Tedd fel magadnak a kérdést, hogy ha csak ezt a funkcionalitást adom, akkor ez meggyőzi a felhasználót, hogy például regisztráljon, vagy adott akadályon átlépjen? Ameddig nem eléggé alátámasztott a motiváció, addig nem elég. A ?talán? még biztosan nem jó. Ezzel kialakítod az első mérföldkövet.
A további mérföldkövek a prioritásoknak megfelelő sorrendben követik majd egymást. Minden mérföldkőnek teljes, a felhasználók szemével nézve kerek csomagot kell alkotnia.

 

5. Folyamatos alakítás ? Módosíts és nyerj!
Szinte mindenre igaz a mondás: ?Evés közben jön meg az étvágy?. A fejlesztések már folynak, amikor új információkhoz jutsz, máshogy látod a dolgokat vagy sokszor még bele kell rakni a rendszeredbe kisebb nagyobb extrákat. Ez mindenkivel előfordul és ahelyett, hogy letagadnánk a lehetőségét, inkább készüljünk fel rá.
Mit lehet tenni? Megállapodhatsz a fejlesztőddel, hogy férjen még bele (projekt mérettől és a módosítás erőforrásigényétől függően), de ez a nehezebb út, és csak egy-néhány apróságot tudsz kieszközölni általában. A legcélravezetőbb út, amit javaslok, hogy készíts egy CR-t (Change Request), ami egy olyan dokumentum, amely tartalmazza a módosítás igénylistáját.
Ha a korábbi priorizált igénylistád elkészült, akkor még további lehetőségeid is vannak. Állapodj meg a fejlesztővel, hogy a megállapodásban ugyan szereplő, de alacsony prioritású (lista vége) és még meg nem valósított funkciók helyett a módosításokat implementálja, ekvivalens cserével.
Ez nyertes-nyertes pozíciót eredményez, hiszen a fejlesztő nem extra feladatokat kap, Te pedig többet kapsz ugyan azért a költségért.
Módosíts ezzel a módszerrel menet közben és magasabb üzleti értékű projekted lesz a fejlesztés végére.
Ha gyakori találkozókat szervezel a fejlesztőddel (például 2 hetenként), akkor ezt a módosítást a projekt fejlesztése során többször is megteheted és így teljesen a kezedben tarthatod a lefolyását.

 

Tanulság
A projektjeid során az egyik legfontosabb, hogy mindig legyen egy olyan aktuális listád az üzleti igényeidről, amely tartalmazza az üzleti értékeket, és ha lehet az erőforrás igényeket is. Ha hosszabb projektet vezetsz, akkor ennek segítségével tudod a mérföldköveket is kialakítani. A fejlesztések során szervezz találkozókat a fejlesztőddel, és a módosítási igényeidet cseréld be az alacsony, még meg nem valósított igényekre. Ezzel a projektedet sikertörténetté teheted!

 

A fenti leírásban szereplő lépések nagymértékben hasonlítanak az Agilis módszertanok egyes eszközeihez, de nem minden egyezik azokkal. Az Agilis módszertanok és azok elemeinek pontos leírásai további postok témáját képezhetik.

Oszd meg:

Rovat: Projektmenedzsment | Cimkék: | Könyvjelzőbe: permalink.

1 hozzászólás

  1. Egyetértek a hozzászólással 0 Nem értek egyet a hozzászólással 0

    Tényleg fantasztikus bejegyzés, Gratulálok!

Szólj hozzá!

Email cím (nem tesszük közzé)

A következő HTML tag-ek és tulajdonságok használata engedélyezett: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>